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Gestion des dossiers contentieux, des contrats et des sinistres assurances

Aide

Introduction

Ce logiciel est une application de gestion des dossiers de contentieux juridique et de sinistres d'assurances. Il est destiné aux personnes responsables de dossiers désirant formaliser le stockage des informations et faciliter l'édition de rapports et de statistiques. Le programme permet également la gestion des contrats

Les dossiers sont structurés selon le modèle classique des cabinets juridiques français : ils sont subdivisés en 'cotes' (État, Notes, Intervenants, Tiers, Agenda, Documents), qui permettent de classer de manière claire et uniforme l'ensemble des dossiers

Menu principal

La partie gauche de l'écran affiche le menu principal :

Détail des menus

Agenda Général

Signale tous les éléments placés en alerte. Les alertes situées dans les deux semaines à venir sont affichées sur fond bleu, celles dont le délai est dépassé sont signalées en rouge

Cliquez sur un élément pour accéder au dossier

Contrats

Marica distingue les contrats d'assurance d'une part, et les autres types de contrat d'autre part

Les contrats d'assurance sont associés à des parcs d'objets. Ces objets sont par exemple : les véhicules, les immeubles, les activités générales, les musées, les expositions, les chantiers... Vous pouvez définir n'importe quel type d'objet, et y associer des contrats, constitués d'un ensemble de garanties. Les garanties sont également groupées par objet, et sont réglables dans le menu 'Paramètres'. Les contrats d'assurances peuvent être reconduits pour une récupération automatique des informations lors d'un nouvel exercice

Les autres contrats sont groupés par catégorie, définissables dans le menu 'Paramètres'. Le logiciel permet de stocker les informations essentielles du contrat et des co-contractants, ainsi que les documents associés

Si le délai de préavis d'un contrat est différent de 0, une alerte apparaît dans l'agenda général pendant les 30 jours précédant la fin du préavis (N.B.: le préavis s'applique à la date de fin du contrat). Pour supprimer l'alerte, on reconduit le contrat

Dossiers

Cliquez sur le lien 'Dossiers' à gauche pour obtenir la liste de tous les dossiers. Les dossiers 'Contentieux' sont ceux dont le champ 'Affaire' est renseigné, les dossiers d'assurances sont ceux sont dont la fiche sinistre est renseignée (*). Les dossiers de consultations internes sont ceux pour lesquels ces deux zones sont vides

Les dossiers sont affichés par année ou globalement. 3 possibilités d'affichage : dossiers en cours, dossiers terminés (**), tous les dossiers. Cliquez sur l'en tête de colonne ( N° de dossier, Réf. Assureur, Tiers, Affaire, Fait générateur ) pour trier la liste par cette colonne

Cliquez sur une ligne dans la liste pour accéder au dossier. Pour créer un nouveau dossier, utilisez le lien 'Nouveau dossier' situé en haut à gauche

(* : Les dossiers peuvent être à la fois des dossiers 'Contentieux' et des dossiers 'Assurances' s'ils sont pris en charge par l'assureur au titre de la protection juridique par exemple)
(** : Une affaire est terminée lorsque le champ 'Clôture du dossier' de l'onglet État est renseigné; pour rouvrir un dossier clos, effacer la date de clôture)

Paramètres

Lieu de réglage des différentes options :

Fenêtres déroulantes

Le contenu de la plupart des fenêtres déroulantes est réglable ici. Cliquez sur le lien correspondant pour modifier la liste

Intervenants

Enregistrement des coordonnées des intervenants habituels, qui apparaîtront dans les listes de l'onglet 'Intervenants' d'un dossier. Cliquez sur une ligne de la liste pour modifier une fiche existante, ou cliquez sur 'Nouvel intervenant' pour créer une nouvelle fiche.

Pour retirer des listes les intervenants qui ne sont plus utilisés, sélectionnez 'Non' dans le champ 'Actif' de la fiche

Agents/Salariés

Enregistrement des coordonnées de salariés de l'entreprise. Sélectionnez 'Oui' dans le champ 'Responsable de dossier' pour faire apparaître le nom du salarié dans la liste déroulante 'Suivi par' de l'onglet 'État'

Contrats

Gestion des paramètres des contrats d'assurances (objets des contrats, garanties...) et autres types de contrats

Parcs

Liste des sites et parcs de l'entreprise

En-têtes des champs

Vous pouvez modifier les en-têtes des champs de classification d'un dossier (Onglet État), ainsi que ceux des différentes fiches (Agent, Intervenant, Site, Tiers, ...) utilisées dans l'application, dans Paramètres -> Autres -> En-têtes des dossiers.
Les modifications sont répercutées partout où les champs sont utilisés (dossiers, fiches, rapports...), et s'appliquent à tous les utilisateurs

En-têtes des listes

Vous pouvez sélectionner quels champs des dossiers sont affichés dans les listes de dossiers dans Paramètres -> Autres -> En-têtes des listes
Ce réglage est propre à chaque utilisateur

Rapports

Il existe quatre formats de rapports standard:

Le lien 'Custom' (en haut à gauche) liste les rapports sur mesure. Ces rapports sont construits à partir des données enregistrées dans la base, selon les spécifications établies par l'utilisateur. Il sont au format 'csv', utilisables dans un fichier bureautique (MS-Office, OpenOffice, LibreOffice).

Recherche

Il existe deux modes de recherche des dossiers : simple et plein texte

Les recherches simples retrouvent les dossiers contenant exactement l'expression à rechercher; on peut taper une partie d'un mot ou d'un nom

les recherches dites 'plein texte' retrouvent les dossiers contenant chaque mot dans l'expression à rechercher, y compris leurs variantes grammaticales; une recherche sur "envoi tribunal" retrouve les mots "envoi, envois, envoyées, envoyer..." et "tribunal, tribunaux". Elles fonctionnent pour les Notes et les Documents enregistrés dans la base. Sont indexés les documents au format .docx (Word 2007 et plus), .odt (LibreOffice/OpenOffice), .pdf et .txt

Statistiques

Tableaux et graphiques statistiques sur les contentieux et les sinistres d'assurances enregistrés dans la base

Utilisateurs

La gestion des autorisations d'accès aux dossiers se fait par la création de groupes appropriés

Il existe deux types d'utilisateurs : les utilisateurs de type 'administrateur' et ceux de type 'standard'. Seuls les administrateurs peuvent accéder à la gestion des utilisateurs et modifier des autorisations d'accès; ils peuvent créer d'autres utilisateurs des deux types, et ont accès à *tous* les dossiers

L'administrateur crée des groupes, dans lesquels sont classés les utilisateurs standard. Ces derniers ne peuvent accéder qu'aux dossiers qui sont membres des mêmes groupes qu'eux. Un utilisateur standard peut créer un nouveau dossier dans chaque groupe auquel il appartient. L'affectation d'un dossier à d'autres groupes est faite par un administrateur

Si un utilisateur standard n'est pas membre d'un groupe, il peut consulter le contenu des dossiers (hors documents) en les affichant dans Rapports -> Format -> Mis en page

Contenu d'un dossier

Onglet État

Les informations sont divisées en quatre sections :

N.B. : les données enregistrées dans la section 'Finances' ne peuvent être exploitées que via les rapports 'Custom'; elles ne sont pas reprises dans les autres rapports, ni dans les statistiques.

Il existe une numérotation automatique des dossiers, qui correspond au numéro d'enregistrement du dossier dans la base, lequel est garanti d'être unique et croissant, mais non nécessairement consécutif. Les utilisateurs peuvent utiliser leur propre système de numérotation.

Les options des fenêtres déroulantes utilisées pour les différentes classifications sont réglables dans 'Paramètres'

Pour qu'une fiche sinistre soit valide, trois éléments sont nécessaires :

  1. l'objet du parc concerné par le sinistre (quel véhicule, quel immeuble est concerné)
  2. le contrat couvrant l'objet sélectionné (un contrat doit exister pour cet objet)
  3. la garantie qui s'applique à l'événement (vol, incendie, dégât des eaux...)

Tous les dossiers dont la fiche sinistre est renseignée sont inclus dans les statistiques assurances.

Onglet Notes

Cet onglet permet d'enregistrer au jour le jour toutes les actions menées par la personne responsable du dossier. Les notes sont rassemblées par instance (ou procédure) correspondant au numéro d'instance fournit par la justice lors des échanges de courrier. Lors de la création d'un nouveau dossier, une instance 'Pré-contentieux' est créée par défaut. Pour la modifier et ajouter d'autres instances au cours de l'évolution du dossier, suivre le lien 'Gérer les instances'

Lors de la création ou de la modification d'une note, la case 'Résumé' vous permet d'indiquer si la note doit apparaître dans le résumé. Le lien 'Modifier le résumé' vous permet d'afficher pour modification éventuelles toutes les notes sélectionnées pour apparaître dans le résumé, sans le filtre du numéro d'instance

On peut enregistrer le temps passé sur une tâche. Le système affiche les données brutes en minutes (par exemple 70) dans les notes (en cliquant sur le lien 'Afficher le temps passé'), et dans les listings. Il affiche les données mises en forme (dans notre exemple 1 heure 10 minutes) dans les formulaires dans l'onglet Enjeux et dans les rapports mis en page

Onglet Intervenants

Les intervenants sont les différents acteurs qui peuvent intervenir sur le dossier. Ils sont regroupés par catégorie professionnelle : avocat, assureur, expert, entreprise, médecin... Cliquez sur 'Sélectionner un intervenant' pour ajouter un intervenant au dossier, et disposer immédiatement des renseignements le concernant. Voir la rubrique 'Paramètres' pour ajouter ou modifier des intervenants.
Dans les détails d'un intervenant, liens vers :

Les catégories et les fiches des intervenants sont réglables dans le menu 'Paramètres'

Onglet Tiers

Enregistrement des coordonnées des tiers impliqués dans l'affaire
Dans la fiche du tiers, liens vers :

Onglet Agenda

Sert à enregistrer des alertes sur des éléments attendus. Affiche une liste de toutes les alertes. Les alertes situées dans les deux semaines suivant la date du jour sont affichées sur fond bleu, les alertes dont le délai est dépassé sont affichées sur fond rouge

Cliquez sur les liens 'Modifier' pour mettre à jour l'élément attendu

La liste des éléments attendus est réglable dans 'Paramètres'

Onglet Documents

Enregistrement des documents et courriers envoyés et reçus. Affichage de la liste des modèles de documents pour un dossier; les modèles reprennent les données enregistrées pour un dossier

Note concernant les dates

Le système enregistre et affiche les dates au format ISO 8601 par défaut, à savoir :

YYYY-MM-DD

où YYYY est l'année dans le calendrier grégorien, MM est le mois de l'année entre 01 (janvier) et 12 (décembre), et DD est le jour du mois entre 01 et 31. Exemple : 2010-05-02 représente le 2 mai 2010

Vous pouvez si vous le préférez taper les dates au format 'DD-MM-YYYY', et aussi changer le séparateur. Ainsi, dans notre exemple, '2010 05 02', '02/05/2010' et '02 05 2010' sont valides

Les utilisateurs peuvent sélectionner un autre mode d'affichage (par exemple 'dd/mm/yyyy') dans leur fiche. La modification sera prise en compte à la prochaine connection

CNIL / RGPD / GDPR

Le règlement général sur la protection des données (RGPD) établit des règles relatives à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel. Pour se conformer à ces règles, les informations personnelles des personnes physiques doivent être supprimées au-delà d'un certain délai.
Il appartient au délégué à la protection des données de déterminer la durée de conservation des données personnelles. Au-delà de cette durée, les données personnelles des tiers/parties adverses enregistrées dans les dossiers clos sont effacées automatiquement.

Parcs

Chaque objet du parc est défini par 10 champs :

Type d'objetréglable dans paramètres
Catégorieréglable dans paramètres
champ_1, champ_2, champ_3, champ_4, champ_5champs texte, libres
num_1nombre à deux décimales
num_2chiffre entier
date_1, date_2champs date (voir la note sur le format des dates)

Vous pouvez utiliser ou non chaque champ. Dans Paramètres -> Contrats -> Assurances -> En-tête des champs des parcs, vous pouvez renommer ceux que vous utilisez de façon plus significative (sauf Type d'objet et Catégorie)

Voir aussi

Mémoire technique : résumé des caract